QUE ES UN DOCUMENTO?se entiende por documento cualquier material que de una a otra forma contiene informacion.
Tipos de documento:
- documentos audiograbados y videograbados
- documentos digitalizados: ej: correo electronico, fotos, etc.
- documentos impresos: es la base fisica sobre la que se imprime la informacion en un papel.
correspondencia interna: ej: memorando, oficios, asuntos internos de una empresa.
correspondencia extrena: se envia entre empresas ej: cuenta de cobro
documentos de enlace: trasmite daots e informacion de una u otra dependencia ej: circulares, ordenes de servicio de compras.
documentos confidenciales: su contenido debe ser archivado independientemente en cajas fuertes o cajillas de seguridad ej: pagares, informes juridicos y confidenciales.
ARCHIVOS
como se organiza un archivo?
la organizacion del archivo depende de como la empresa desea mover y conservar los documentos
clasificacion de archivos: ACTIVOS: se utiliza de uso frecuentemente
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| bandeja de sobre o mivil |
SEMIACTIVOS: proceden de los archivos activos pero se cosultan
esporadicamente.
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| archivadores |
PASIVOS: proceden de los archivos semiactivos muy rara vez son solicitados
pero deben conservarse
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| estanterias |
por grado de autonomia: CENTRALIZADO: es elarchivo donde van a converger documentos de todos los departamentos de la empresa. es manejado por una persona que atiende solicitudes.
DESENTRALIZADOS: cada departamento division o seccion de la empresa tiene su propio archivo
ej:
se realiza la transaccion
se consulta y se registra los datos de la transaccion
se elabora la factura o elemento de la transaccion
eldocumento se coloca en la carpeta correspondencia
la carpeta se introduce en el cajon delarchivador
CARPETAS
CARPETA SIMPLE: es la carpeta mas utilizada se guarda informacion en forma ordenada y ademas con documentos del mismo asunto correspondiente.
CARPETA COLGANTE: tiene un doble soporte de plastico en la parte superior cuyo objetivo es permitir su colacacion en un bastidor para su ordenacion y movilid
CARPETA DE FUELLE: se utiliza para guardar papeles en orden alfabetico o numerico.
CARPETA ARCHIVADORA: A-Z son carpetas de pasta dura de dos fuertes ganchos los cuales sirven para archivar documentos y fijarlos por medio de ganchos de presion.
ELEMENTOS DE LAS CARPETA
LEGAJO O CARPETA INTERNA :son dos tapas de cartulina que se utilizan para conservar
los documentos.
EL MARBETE: pedaso de papel que identifica elcontenido de la carpeta se la coloca en la pestaña o en
la lengueta de la carpeta.
EL INDICE: etiqueta que identifica el contenido de la gabeta.
LA GUIA: señala las divisiones del archivador puede ser alfabetica, numerica o cronologico.
KARDEX: es un moviliario, para un tipo de archivo activo que permite, obtener cualquier clase de informacion de una manera facil y flexible.
FICHEROS: Mueble que contiene fichas las cuales son pedasos de cartulina en las quie se consignan datos de libros, documentos, nombre etc.
TARJETEROS: es la caja donde se guardan las tarjetas que sirven de guia para localizar documentos archivados.
PERFORADORA: Permite perforar los documentos que se deseen legajar.
GRAPADORA: sirve para colocar ganchos al grupo de codumentos.
GANCHOS LEGAJADORES: sirven para asegurar los documentos perforados en una carpeta
SACAGANCHOS: es utilizado para extraer los ganchos adheridos a los documentos.
SELLOS Y ALMOHADILLAS: el sello sirve para estampar sobre el papel, la almohadilla almacena la tinta que se utiliza en el sello.
ARCHIVISTICA
MEDIOS BASICOS:
se guarda por medio de un sofward ej: trident
MEDIOS SEMI-INTEGRADOS:
se utiliza bases de datos relacionales, se almacenan magneticamente y otra parte en papel
MEDIOS INTEGRADOS:
especializado para la manejacion de la empresa ej: una red de empresa con diferentes terminales.
CLASIFICACION NOMINATIVA:
se basa en ordenar la documentacion
CLASIFICACION POR TEMA O ASUNTO:
este sistema debe contar con un tarjetero de materias que corresponde a las actividades que desarrolla la empresa. ej: cobro, pagos,inventarios, proveedores,etc.
CLASIFICACION GEOGRAFICA:
clasifica los documentos por su procedencia ej: pais, departamentos.
CLASIFICACION NUMERICA:
este sistema de clasificacion asigna un numero consecutivo a los documentos.
CLASIFICACION ALFANUMERICA:
este sistema de clasificacion combina en uno solo los dos sistemas, el alfabetico y el numerico.
CLASIFICACION CRONOLOGICA:
este sistema de claisficacion permite ordenar los documentos teniendo como eje la fecha de creacion del documento.
muy bn trabajo gracias me ayuda
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